Thématique de la formation

Dans cet atelier, nous vous invitons à découvrir tous les outils Microsoft 365 vous permettant de vous organiser. Vous allez faire un tour d'horizon complet des outils de gestion du temps et des tâches au travers d’un échange interactif avec l'Animateur - Formateur et les autres participants. 

Quel que soit votre domaine d’activité, la rapidité des échanges rend de plus en plus difficile votre gestion du temps ou celle des équipes dont vous avez la charge. Vous vous retrouvez, comme la plupart des employés, rapidement submergés de courriels, de réunions et de tâches urgentes. Mais comment choisir l’outil adapté à votre structure ? A votre façon de travailler ?  Comment se consacrer pleinement aux projets ou au travail d’équipe ? Heureusement, il existe des outils Microsoft prévus pour vous faciliter la vie et améliorer votre gestion du temps... 

Toutes nos formations, notamment sur les usages débutant de Microsoft Teams, sont réalisées par nos formateurs experts.

Objectifs de la formation

Vous avez besoin de vous familiariser avec les outils d'organisation de la suite Microsoft 365

À la fin de cette formation, vous serez capable de :

• Connaître les outils d’organisation et leur usage
• Vous situez dans vos connaissances de la solution
• Vous permettre de gagner du temps et de faire les bons choix dans votre montée en compétences
• Savoir choisir les bons outils d’organisation de la suite Microsoft 365 d'après vos besoins
• Utiliser à bon escient et en complémentarité les outils Microsoft 365 et la plateforme 365 Learning

Prérequis et public cible

Public cible : Tous les utilisateurs souhaitant découvrir la solution Microsoft 365 de façon globale.

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyen pédagogique utilisé

• Classe virtuelle : La formation est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle. Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des participants. 

Contenu de la formation

1 formation à distance d'1h (et/ou son enregistrement vidéo dans "Replay")

• Faire connaissance avec le groupe
• Se repérer dans les 4 dimensions de la suite Microsoft 365 
• Analyser vos besoins 
• Découvrir les outils encore méconnus 
• Découvrir les intérêts ou bénéfices de chaque outil d’organisation 
• Présentation des cours du MOOC Office 365 
• Se projeter dans son parcours de formation 

En savoir plus sur la suite Microsoft 365

Lorsqu’ on parle de gestion de projet en entreprise, on pense aux diagrammes de Gantt et aux tableaux Scrum notamment pour ce qui concerne la gestion collaborative des projets. On pense aussi à la création des tâches et l’assignation des personnes ou des ressources en général. 

Dans la suite Microsoft Office 365, le panel des outils de gestion tâche permet de répondre à l’ensemble de ces besoins. Par exemple, avec l’application Project, on peut créer des diagrammes de Gantt qui présentent les différentes phases d’un projet et la progression de celui-ci. 

Et si vous êtes dans un environnement d’agence et vous avez besoin d’une bonne répartition des ressources, Project intègre la gestion des ressources. 

Toujours dans cette optique de la gestion de projets, les chefs de projet réclament souvent des outils efficaces pour planifier et superviser les heures de chacun des membres de leurs équipes afin d’éviter les surréservations, de respecter les délais et de satisfaire les clients. 

Dans la suite Office 365, l’application Planner qui est un concurrent à d'autres outils de gestion de projet et de collaboration, type Jira ou Trello, permet de planifier et de superviser le travail d’équipe. Vous gérez les tâches en assignant des missions aux membres de l’équipe. Vous partagez, et suivez l’état d'avancement des projets. 

Toujours parmi les applications de la suite office 365, Microsoft Lists, vous aide à suivre les informations et à organiser le travail. On y retrouve des listes simples, intelligentes et flexibles qui permettent de rester au courant de ce qui compte le plus pour l’équipe. On peut suivre les problèmes, les actifs, les routines, les contacts, l'inventaire et plus encore à l'aide de vues personnalisables. 

Enfin, pour conclure, pour ce qui concerne votre organisation personnelle, vous avez l’application TO DO qui liste toutes vos tâches et facilite le tri afin de vous concentrer sur ce qui est important. Elle comprend une liste « Ma journée » pour vos tâches quotidiennes et vous permet également de créer des listes supplémentaires pour organiser votre travail, vos projets, vos courses, etc.